Vous êtes en charge des achats IT et vous devez prévoir votre budget d’achat annuel.
La tâche n’est pas simple car la gestion des SI génère régulièrement des dépenses imprévues.
Pour établir un budget, vous devez identifier en amont tous les coûts, mêmes les coûts cachés mais aussi tenir compte du ROI des solutions et projets IT dans lesquels vous investissez.
Un casse-tête ?
Dans cet article, découvrez quelques conseils pour vous aider à prévoir votre budget IT.
Définissez vos priorités IT
Pour définir votre budget IT, vous ne partez pas d’une feuille blanche. A minima, vous pouvez vous appuyer sur la stratégie et le plan d’actions IT qui découlent de la stratégie d’entreprise.
Et, sauf si vous êtes dans une entreprise nouvellement créée, vous avez aussi une visibilité sur le budget des années précédentes.
Dans tous les cas, la définition de votre budget passe par :
- Un audit de l’existant, pour identifier des axes d’optimisation
- Le recueil des besoins métiers en interne
- La traduction des besoins stratégiques et opérationnels en besoins IT
Ensuite, le budget n’étant pas illimité, l’étape suivante consiste à hiérarchiser les besoins détectés pour identifier les dépenses prioritaires.
Estimez vos dépenses et vos coûts
Pour prévoir un budget d’achat précis, vous devez estimer vos dépenses. En IT, elles se classent en deux grandes catégories :
- Les dépenses courantes : personnel, matériel, logiciels (y compris les abonnements SaaS)
- Les dépenses de projets, qui concernent des projets temporaires (une refonte de site, par exemple) ou encore les services de consultants
Dans vos dépenses, vous devez aussi tenir compte des différents types de coûts : directs, indirects et coûts cachés. (plus de détail dans l’article : “Quels sont les différents types de coût des projets IT ?”)
L’estimation des coûts commence par la collecte de devis et le lancement d’appels d’offres auprès de différents fournisseurs. Cette démarche aide à mieux comprendre le marché et à comparer les tarifs.
Vous devez aussi intégrer à votre réflexion les dépenses imprévues. Par exemple, vous pouvez prévoir un fonds de réserve pour faire face aux pannes, urgences ou opportunités imprévues.
Anticipez la défense de votre budget IT
La construction d’un budget IT repose sur une série d’arbitrages entre couvrir tous les besoins de l’entreprise et des collaborateurs et maîtriser les dépenses. Dans la mesure où il sera difficile de combler tout le monde, mieux vaut vous préparer à défendre votre budget.
Pour rendre votre budget plus convaincant, il faut le communiquer de manière efficace aux parties prenantes internes.
Tout d’abord, vous pouvez insister sur le fait que vous avez fait la chasse aux gaspillages et identifié des gisements d’économies. Par exemple, vous réduisez les dépenses en (re)négociant des contrats avec vos fournisseurs. Vous optimisez les licences logicielles en évaluant leur utilisation réelle. Ou encore, vous prévoyez des économies en passant de solutions « on premise » (solution hébergée par le service informatique de votre entreprise) à des solutions cloud quand c’est possible.
Ensuite, vous pouvez mettre en avant le ROI attendu de vos investissements IT. Positionner l’IT comme un centre de profits (et non un centre de coûts) peut faire changer la perception de votre budget.
Enfin, vous pouvez présenter une analyse de risques contextualisée pour justifier l’intégration d’un fonds de réserve à votre budget.
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