Quels sont les différents types de coûts des projets IT ?

En tant qu’acheteur IT, votre rôle est de concilier efficacité de votre système d’information et maîtrise budgétaire.

Pour réaliser les bons arbitrages, vous devez avoir une vision d’ensemble des coûts associés à un projet IT. Si vous oubliez certains coûts ou si vous les estimez mal, vous risquez de générer des dépassements budgétaires pour votre entreprise ou des complications avec vos fournisseurs.

Dans cet article, découvrez les différents types de coûts à prendre en compte dans vos projets IT.

Les coûts directs d’un projet IT désignent toutes les dépenses directement attribuables au projet. Ces coûts sont liés aux ressources nécessaires pour réaliser le projet. Vous pouvez facilement les identifier et les mesurer.

Ils se décomposent principalement en 3 catégories :

Dans les coûts de logiciels, il faut aussi tenir compte d’éventuels développements sur mesure pour répondre à des besoins spécifiques de votre entreprise, qui engendrent des coûts supplémentaires. Enfin, vous pouvez ajouter des coûts d’implémentation qui incluent notamment les phases de test et d’intégration avec votre écosystème existant.

Les coûts indirects d’un projet IT sont les dépenses essentielles à sa réussite, mais que vous ne pouvez pas imputer directement à une activité spécifique au projet.

Ils sont moins visibles que les coûts directs mais peuvent représenter une part significative du budget total.

Parmi les coûts indirects, on retrouve notamment les coûts de formation. Ce sont toutes les dépenses nécessaires pour préparer et former les utilisateurs à l’utilisation des nouveaux outils (séances de formation interne, formations externes, conduite du changement, …).

Dans le cadre de votre projet, vous allez aussi utiliser des ressources (ordinateurs, électricité, solutions de gestion de projet, outils collaboratifs, …). Ces ressources ne sont pas spécifiquement allouées au projet en cours mais vous les utilisez quand même dans ce cadre. Ce sont des coûts indirects.

Les coûts cachés d’un projet IT sont les coûts imprévus qui viennent s’ajouter en cours de projet. Souvent négligés lors de la planification initiale, ils peuvent pourtant avoir un impact significatif sur le budget du projet.

Par exemple, ils incluent les coûts de gestion de projet que vous (ou des collaborateurs internes) allouez au projet (réunions, visio, appels téléphoniques, …).

Les coûts cachés englobent aussi les coûts d’opportunité, c’est-à-dire les pertes potentielles de revenus ou d’autres avantages économiques dus à des délais de mise en œuvre. Ils adviennent par exemple si votre service est interrompu momentanément, le temps de la transition, ou si vos équipes sont moins performantes, le temps de s’approprier la nouvelle solution.

Les coûts cachés ne se manifestent pas toujours immédiatement, mais parfois bien après l’achat. En effet, les implications contractuelles peuvent entraîner des coûts cachés. Vous devez examiner en détail les clauses contractuelles avec vos fournisseurs (pénalités pour non-respect des délais, responsabilités en cas de dysfonctionnements, … ) pour réduire les risques.

La dépendance à un seul fournisseur peut aussi engendrer des coûts (incompatibilité des systèmes, coûts de migration si le fournisseur ne peut plus répondre aux besoins de l’entreprise). Avant l’achat, vous devez tenir compte de ces coûts cachés potentiels pour votre évaluation des fournisseurs.